#49: Projektmanagement & Tools

00:00:05: Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge von unserem Webcafé.

00:00:10: Diesmal bei berührend heißen Temperaturen, wie immer habe ich auch den Kai dabei und dem begrüße ich erst mal ganz herzlich.

00:00:17: Hallo Kai!

00:00:17: Hallo Felix, schön dass wir alle hier sind trotz des Wetters.

00:00:21: Ich stelle mir vor, wir sitzen an der schönen Uferpromenade in so einem schattigen Café und genießen was auch immer da uns serviert wurde.

00:00:28: Ja soll das mir eigentlich auch vorgestellt?

00:00:29: Ich hatte mir auch vorgenommen einen Thermometer hier mit meinem Büro mit reinzunehmen um den man einen echten Stand durchgeben zu können.

00:00:35: Im Wohnzimmer hatten wir es jetzt eben, siebenzwanzigkommar fünf Grad.

00:00:38: das geht ja fast noch bei den Temperaturen.

00:00:41: Meine Befürchtung ist nur dass in dem Moment wo wir das hier veröffentlichen die Temperaturens schon wieder gefallen sind und die Leute gar nicht mehr fühlen können was das hier für eine Leistung ist.

00:00:49: Ja

00:00:50: alles vergessen!

00:00:51: Wie ist es bei dir?

00:00:52: Ist warm?

00:00:53: Also ich bin hier zum Glück auf der Westseite und das heißt die Sonne kommt erst noch hier rum.

00:00:59: Das heißt im Moment geht's noch aber in so ein paar Stunden wirds hier wahrscheinlich auch mukulich.

00:01:03: Ja, bis dahin sind wir fertig.

00:01:05: Wir machen eine kurze Folge.

00:01:06: Wollen ja heute ein bisschen Projektmanagement und Klick ab uns angucken?

00:01:09: Ganz schnell gemacht!

00:01:10: Aber Kai... Das Allerwichtigste heute ist ja das Deutschland-Spiel gegen Ecuador wo es da noch um wahnsinnig viel geht weil Deutschland als Gruppe mir erst mal schon gesetzt ist aber man sieht's auch schon ein bisschen am Outfit sag ich gleich noch was zu?

00:01:20: bist du schon heiß aufs Spiel oder gar nicht im Fußballfieber?

00:01:23: Also ich hab gemerkt dass WM ist weil ständig Autos mit Fahnen durch die Gegend fahren Und ich verwirrt war was denn los ist.

00:01:30: und hat irgendjemand gesagt hier WM und so?

00:01:33: Also, eine Skala von null bis zehn ist mein Interesse so bei eins.

00:01:37: Ach, geil!

00:01:39: Ich bekomme das mit wenn irgendwie abends zufällig spieles und auf einmal die ganze Welt um mich herum jubelt aber es ist gefühlt auch weniger geworden.

00:01:46: also in der Gesamtwahrnehmung vielleicht ist das nur meine Bappel Aber

00:01:48: du guckst es wirklich auch einfach gar nicht?

00:01:51: Nö Oh, das ist ja schon... Das ist fast ignorant.

00:01:54: Na gut Verräterisch

00:01:55: gegenüber dem Vaterland.

00:01:57: Naja Ja, guck mal.

00:01:59: Und ich hab mir sogar extra von unserem Kunden Der Kanzler fogt hier einen ... Trikot schicken lassen.

00:02:03: Ich hab nämlich in der Werbeaktion gesehen, dass die so exklusive Shirts hergestellt haben mit ihrem Slogan hier.

00:02:09: Vogt regelt für alle, die das im Video sehen und da möchte ich mich ganz herzlich bedanken.

00:02:14: Das soll jetzt oder.

00:02:15: das ist auch keine bezahlte Werbung.

00:02:17: wir kriegen von der ganze Zeit Vogt dann nichts dafür außer dieses Shirt.

00:02:19: aber ich habe dir nicht gesagt... ...dass ich im Podcast mache oder dass ich das Trikots hier trage.

00:02:23: Aber ich dachte heute wo Spieltag ist?

00:02:25: Da bietet sich es ja wirklich anders an zu ziehen.

00:02:27: Und das sind ganz fantastische Akkunde von uns den wir schon über Jahre betreuen.

00:02:30: Bis

00:02:30: heute Spieltag!

00:02:32: Heute ist Spieltag, heute Abend.

00:02:35: Das ist ja das Schlimme an dieser WM, dass die so Zeit versetzt ist.

00:02:38: Früher konnte man gut während Spielzeit es einkaufen gehen, da war nix los!

00:02:43: Ist jetzt schwierig wenn die immer erst um neunzehn Uhr spielen?

00:02:45: Ja muss zum vierundzwanzig-Urhebe gehen.

00:02:49: Da ist eh mal leer mit der Uhrzeit.

00:02:50: Aber deshalb um das nochmal abzuschließen.

00:02:52: Einmal Shoutout an die Kanzlei Vogt.

00:02:54: vielen Dank für das coole Shirt.

00:02:56: ich werde's auch heute Abend beim Spiel tragen, wenn ich sie beim Podcast nicht zu sehr voll schwitze und genau... freu mich auf eine weiterhin tolle Partnerschaft.

00:03:05: Und Kai, du hast ein bisschen auch getränkt dabei oder?

00:03:08: Richtig!

00:03:08: Der Eiskaffee den ich heute zum Frühstück hatte und der war schon kurz bevor diese Aufnahme gestartet ist leer.

00:03:14: Deswegen habe ich mir jetzt noch auf die Schnelle hier so einen Smoothie gemacht könnte man sagen.

00:03:19: Der besteht aus gefrorenen Erdbeeren, gefrorene Ananas und das Ganze mit Hafermilch aufgesetzt und dann einmal durch den Thermomix gejagt.

00:03:27: So ein bisschen Slush-Eis-Konsistenz, geschmolzenes Eis und ich probiere es mal.

00:03:34: Wunderbar erfrischend noch mit so kleinen Fruchtstückchen!

00:03:37: Und ich habe mir im Hauch agavendicksaft gecheatert also ist auch ein bisschen süß

00:03:41: Mega.

00:03:42: Jetzt du Tee handgeleckt mit selbst geknöpften Netzen und Beutelchen.

00:03:48: Ja das trifft eigentlich ganz gut.

00:03:49: Ich hab ja die letzten beiden Male jeweils keine Tee dabei gehabt.

00:03:52: dann habe ich gedacht so untreu kann nicht mehr selbst nicht werden.

00:03:54: deswegen Ich gedacht, obwohl es heute was sind das draußen?

00:03:58: Drei und drei Grad sind muss ich doch mal wieder ein Tee mitbringen.

00:04:02: Und ich habe hier so einen schönen Tee.

00:04:04: Ich halte ihn auch in.

00:04:05: die Kamera ist noch ganz voll.

00:04:06: Da trinken Sie wirklich den Tee bei dem Wetter!

00:04:08: Ja ja und zwar ist das Cookies and Cream.

00:04:10: Das is commitment.

00:04:12: Und dann hab' ich in letzter Zeit wirklich sehr gerne getrunken vor allem als noch bisschen kühler war... ...und der macht richtig was her schmeckt.

00:04:18: richtig gut also richtig voll cremig, cookie mäßig und bin ich selber geistert von.

00:04:26: Jetzt habe ich mir natürlich im Vorhinein zu Podcast, wie ich das immer mache.

00:04:29: Auch so ein bisschen die Zutatenliste angeguckt und wenn man sich diesen Tee anguckt dann sind da so richtig schöne...ja sieht eigentlich aus wie so Keksstücke sind da drin.

00:04:37: und so dunkle Schokoladenstücke könnte ich mal sagen.

00:04:40: jetzt hab' ich nachgelesen Die dunklen Stücke sind tatsächlich Kakaobohnen also Stücke von Kakao.

00:04:46: Zehn Prozent soll da drin sein!

00:04:47: Also das finde ich schonmal wahnsinnig auch so richtig gut.

00:04:49: Merkt man da nochmal wenn man es liest dass da wirklich auch noch die schönes Kakaoroma drin ist?

00:04:53: Und Kai, was sind die Kekstücke?

00:04:57: Irgendwas kandiertes.

00:04:58: Ja es ist gepuffter Reis.

00:05:01: Das haben wir letzte Mal schon mal mit diesem, wie ist das, Amaranth oder so das Zeug und ja is natürlich nur Optik, trägt nichts zum Geschmack weil der Geschmacks kommt dann über das Aroma was drin ist.

00:05:10: aber am Ende schmeckt er sehr gut.

00:05:12: ich freue mich und erträcht mich über die Folge.

00:05:14: und ja es gibt tatsächlich noch irgendwas was heißer als mein Büro also dieser Tee hier.

00:05:19: Heißer Tee bei so einem Wetter, dass ist Kommitment wirklich!

00:05:23: Sagen wir in die Folge einsteigen, Kai.

00:05:25: Gerne!

00:05:25: Wir wollten über Projektmanagement-Tools vielleicht so im Allgemeinen sprechen und wahrscheinlich kommen wir auch auf ClickUp.

00:05:31: das ist ja das Tool was wir im Moment einsetzen.

00:05:35: Und soweit glaube ich auch ganz gut finden.

00:05:36: das kann man schon mal verweck nehmen.

00:05:38: Inzwischen ja.

00:05:38: Wie steigen wir eigentlich?

00:05:40: Rollen wir die Historie so bisschen auf wie wir dahin gekommen sind?

00:05:42: oder was ist dein Plan?

00:05:43: Genau, wir haben so grob drei Abschnitte an denen wir uns entlanghangeln.

00:05:46: Das erste ist wie du gesagt hast die Historie wo wir herkommen.

00:05:50: Dann ein zweites was eigentlich unsere Anforderungen sind die sich daraus ergeben haben und als letztes wieder in unser alltäglicher Workflow oder zumindest meiner aussieht wenn ich konkret mit ClickUp arbeite.

00:06:01: Wobei ich ziemlich sicher bin dass die meisten dieser Punkte sich auch auf andere Tools übertragen lassen.

00:06:07: also wer bagt es ja bereit Und letzten Endes kochen die auch nur alle mit Wasser in der einen oder anderen Geschmacksrichtung.

00:06:13: Aber ich glaube bei der Historie bist du ja eher der Mann, weil du hast ja mehr Historie als ich!

00:06:19: Ich kann mich noch so erinnern dass wir mit Telegram und E-Mails am Anfang rumgemacht haben um Aufgaben auszutauschen aber vielleicht hast du das noch präsent wieder so der Werdegang bei uns war?

00:06:28: Ja also erst mal hatten wir gar keine Projektmenschmentools.

00:06:30: ne... ...und mein Projektmenschmentool der Wahl, ich habe ja alleine selbstständig angefangen, war eigentlich immer ein Notiz Block, eine Notiz App vorbei.

00:06:39: Tatsächlich jetzt wo ich Blog sag, ich hab tatsächlich am Anfang wirklich mit Stift und Papier... hatte ich so ein kleines Büchlein habe ich mal alles reingeschrieben.

00:06:45: das war eigentlich sogar ganz spannend weil ich auch immer mal so grob einen Datum da drüber geschrieben hab Und dann hatte ich es so in der Historie was man gemacht hat und dass ist wirklich etwas was mir heute sehr fehlt Dass sich wenn ich ne Woche gearbeitet habe kann Ich oft nicht mehr so ganz nachvollziehen was ich gemacht habe weil ich das immer bei mir alles lösche und dann so aus dem Augen aus im Sinn Das war in diesem block eigentlich ganz schön.

00:07:04: wenn man das dadurch gestrichen hat dann haben wir das alles noch so bisschen präsent gehabt.

00:07:07: Aber es ist natürlich ein Riesen-Wust entstanden und man konnte Einträge nicht korrigieren.

00:07:13: Ich glaube, da kann sich jeder vorstellen warum Stiftungpapier nicht so ganz das Richtige ist.

00:07:17: Hat aber vor allem für mich alleine also wenn man nicht kollaborieren muss.

00:07:20: jetzt sind wir natürlich mit mehreren Leuten dran.

00:07:22: Da kannst du ja jetzt nicht jedes Mal ins screenshot von deinem Blog machen.

00:07:25: Für mich allein hat es ganz gut geklappt!

00:07:27: Ja dann habe ich das immer digitalisiert und ich meine dass sogar der sich direkt in dieser Mac Notiz App angefangen hab und bei diesen Mac Notizen die ich tatsächlich übrigens bis heute nutze Kann man sich so schöne Listen machen, die man auch abhaken kann.

00:07:39: Und die sind halt geräteweit synchronisiert also sind auf meinem iPhone drauf und auf mein Mac usw.

00:07:45: Das habe ich eigentlich immer geschätzt hab ich also überall mal verfügbar... ...und da schreib' ich mir bis heute gerne so to-do's auf was du ja an das machst.

00:07:53: Genau!

00:07:53: Dann sind wir aber irgendwo mehr Leute im Team geworden und haben gemerkt jetzt brauchen wir eine Lösung wo mehr Leute darauf Zugriff haben und wo man auch ein bisschen zusammenarbeiten kann.

00:08:01: Kannst du dich dann daran erinnern wie das angefangen hat als du bei uns eingestiegen bist?

00:08:05: Also, ich kann nicht erinnern, dass wir damals sogar noch Telegram hatten.

00:08:08: Wo der Felix aus dem Nebenraum irgendwas schnell reingeschrieben hat oder ... Ich bin rübergegangen erst zu mir gekommen und gesagt, mach mal das und das!

00:08:15: Und dann waren wir relativ regelmäßig im Büro und haben uns im Prinzip zugeworfen was jetzt gerade gemacht werden musste.

00:08:21: Aber das ist ja kein Projektmensch, bin so richtig ne?

00:08:23: Ja also ist vielleicht Teil davon...

00:08:25: Ja es geht ja schon um Aufgabenvermittlungen im weitesten Sinne.

00:08:28: Aber Telegram, übrigens muss ich mal sagen.

00:08:30: Das ist das Chat-Tool von dem ich bisher immer noch am begeisterten bin.

00:08:34: also jetzt rein technisch gesehen weil es wirklich einfach richtig gut funktioniert.

00:08:38: die Apps sind richtig gut auf dem Handy wie auf Desktop rechnen und das kann natürlich nicht alles was wir für eine Business Anwendung brauchen.

00:08:46: von daher ist jetzt nicht mehr so das Tool der Wahl und der Hersteller ist ja auch glaube ich aus ein bisschen fraglich aber an sich technisch lasse ich nichts auf Telegram kommen.

00:08:56: Inhaltlich schwierig, weil es in so einem Chat immer schnell alles verloren geht.

00:08:59: Da gehen wir nachher vielleicht noch mal auf die Vorzüge ein

00:09:02: und da natürlich

00:09:03: klassisch E-Mail.

00:09:03: also bis heute ja eigentlich der Kommunikationsweg der Wahl vor allem mit Kunden.

00:09:08: Und wenn die dann kommen und dir schreiben hey Felix ich hätte meine Webseite gerne blau, dann liegt das natürlich nahe die E-mail einfach weiter zu leiten an jenige Personen, die es dann letzten Endes macht oder dass ist dann so ein bisschen die Single Source of Truth.

00:09:21: per E-mails einfach hin und her schicken was den gerade zu tun ist.

00:09:25: Sag mir noch mal etwas zu Emails.

00:09:26: Findest du das einen probaten Weg, wenn ich eine E-Mail kriege?

00:09:29: Leitete dir die weiter und wenn du daraus ein Ticket erstellen willst, kannst du es natürlich gerne machen.

00:09:34: Hast aber auch direkt eine E mail auf die du antworten könntest später oder... Findest du das eher so eine Technologie, die dazwischen hängt?

00:09:41: Ja also E-Mail ist einfach unfassbar verbreitet und deswegen kann man sie es eigentlich nicht wegdenken.

00:09:45: Ich finde es aber weniger optimal nämlich aus dem Grund was eigentlich mein größtes Thema bei dieser ganzen Projektmanagement Tool ist, nämlich die Sichtbarkeit von Informationen.

00:09:56: Das ist ja das A und O bei den Project Management.

00:09:59: Wer kann zu welchem Zeitpunkt den Zustand vom Projekt sehen und des Projekts ja eine Summe der einzelnen Aufgaben?

00:10:06: Und die große Schwierigkeit bei Emails ist, sie sehen halt nur die Leute an die die E-Mail adressiert ist.

00:10:12: Dann hat man es vielleicht unvollständig weitergeleitet, dann sind irgendwelche Anhänger auf den Weg verloren gegangen... ...dann bekommt man eine E-mail weiter geleitet vom Kunden wo sagt hier bitte umsetzen und da muss man sich aus zehn E-mails verläufen selber raussuchen was denn da eigentlich gerne gemacht werden sollte mit Widersprüchen usw.. Wenn ich dann ne Woche krank bin und mein Kollege für mich einspringen soll der aber mein E- Mail konnte und ich hatte ja dann stehen alle auf dem Schlauch.

00:10:34: Und das ist eben das ganz große Problem, auch bei Chats und solchen eins zu eins Nachrichten.

00:10:40: Es geht einfach super schnell der Informationsgehalt verlor oder es schwer zu identifizieren.

00:10:46: Und deswegen ist glaube ich die Grundregel bei diesem Projekt Management Tools ist dass wir eine Plattform schaffen, die Quelle der Informationen ist wo man sich auch ein bisschen Mühe macht die Informationen sinnvoll aufzubereiten Und alle können auf dieselben Informationen zugreifen und die selben Informationen manipulieren.

00:11:02: Wenn sich was an der Aufgabenstellung ändert, macht man es an einer zentralen Seite in der Aufgabe dann zum Beispiel.

00:11:08: Und alle anderen bekommen das mit.

00:11:10: Weißt du noch, was unser erstes Tool war?

00:11:12: Dass das tatsächlich konnte ...

00:11:14: Ich hab mir noch aufgeschrieben, dass wir zwischendurch mal so eine Red Mine-Phase hatten.

00:11:17: Aber ich glaube, das haben wir hauptschließlich für die Zeiterfassung dann genutzt.

00:11:23: Wir haben das sogar sehr intensiv genutzzwischen durch.

00:11:25: Ja!

00:11:27: Wenn wir jetzt sagen Projekt Management Tool, dann denken wir immer jetzt an unser System was wir jetzt haben.

00:11:31: Was ja wirklich umfangreich ist und gut funktioniert so war es natürlich nicht aber wir haben da schon auch Tasse erfasst werden Projekte Wir haben eben Zeiten drauf den Buch genau wie du erst gesagt hast Und das haben natürlich dann Leute mehr oder weniger intensiv genutzt.

00:11:44: Aber das war schon würde ich sagen unser erstes richtiges Projekt Management tool was wir auch eingesetzt haben Ich

00:11:49: hab das zumindest so als Flickenteppich in Erinnerung, dass halt die eine Kommunikation findet per Chat statt und die anderen dann per E-Mail.

00:11:56: Und die Zeiterfassung der Red Mine oder so ... Das war einfach sehr verstreut!

00:11:59: Die Zeiterfaßung hat aber tatsächlich ganz gut funktioniert im Red Mine?

00:12:02: Ja, das

00:12:02: sagst du so bis man dann... Also man konnte nur ganze Stunden eintragen und wenn man dann irgendwas sechzehn Minuten gehangen hat, dann musste man das mal schnell in die Zimal umrechnen also.

00:12:11: Ja gut ja gut, aber das kriegen wir als Informatiker noch hin.

00:12:16: Alles größer.

00:12:17: eins bin ich bei Zahlen aufgeschmissen.

00:12:19: Aber der riesen Vorteil an RedMan ist ja, dass es Open Source ist und frei verfügbar.

00:12:22: das heißt du kannst jetzt runterladen da gibt's glaube ich auch so SASS-Lösungen für die man bezahlen kann.

00:12:29: aber du kannst halt jedenfalls und sowas damals gemacht auf dem eigenen Server installieren.

00:12:33: Das ist glaube ich kein PHP.

00:12:34: was dahinter steht ne?

00:12:37: Was ist das dann Ruby oder was?

00:12:39: Nein, ich weiß es nicht.

00:12:40: Du hast das alles gemacht!

00:12:40: Jedenfalls deswegen nicht so easy aufzusetzen aber kriege man auf jeden Fall hin auf den eigenen Server und wir hatten das bei uns laufen und war erstmal kostenfrei.

00:12:47: Das waren natürlich für uns als junge und kleine Firma da total praktisch Und das gibt's auch bis heute und hier natürlich im Vorhinein hier nochmal eben geguckt ob's Red Mine überhaupt noch gibt hab auf die Website geguckt und siehe da Kai ist sie noch genauso aus wie vor fünfzehn Jahren

00:13:00: großartig

00:13:01: also optisch wirklich eine Katastrophe.

00:13:04: Und dann habe ich ein bisschen recherchiert, es gibt tatsächlich so Thieves dafür.

00:13:08: Da hab' ich mir auch das eine oder andere angeschaut.

00:13:09: Gibt's auch bezahlte Themes?

00:13:10: Ich hab' jetzt eins gesehen und das hat dann Lifetime für die KOSHU-Nahundneinzig Dollar oder Euro, ich weiß jetzt gar nicht mehr... ...und da sind wirklich welche dabei, die regelmäßig aktualisiert werden und die richtig schick aussehen!

00:13:19: Also das mache ich fast her.

00:13:21: Für alle, die ihnen ein kostenfreies Tool suchen vom Funktionsumfang kann ich jetzt nicht sagen was in den letzten zehn Jahren passiert ist.

00:13:27: aber ich vermute sie haben sich ja weiterentwickelt Und das ist vielleicht sogar tatsächlich mal ein Blick wert da, mal wieder reinzuschauen mit einem vernünftigen Team.

00:13:34: Oder es gibt ja auch Leute die auf diese... ...-Lux stehen, dann ist auch der Standard-Theme.

00:13:41: Vielleicht was?

00:13:42: Abgehangen sagt man solchen Fällen!

00:13:43: Ja

00:13:44: genau also funktionieren tut's wohl.

00:13:47: Ja und dann sind wir zu Atlassien gekommen bzw am Anfang zu Trello wussten sie glaube ich noch gar nicht von Atlassian war.

00:13:53: Genau das habe ich auch als nächsten Schritt.

00:13:54: Da kann mich auch nur so ganz grob dran erinnern.

00:13:57: aber das war dann zumindest schonmal der Versuch die Aufgaben an einer Stelle zusammenzufassen, eben das wo ich gerade so drüber monologisiert habe und das verfügbar zu machen.

00:14:07: Da hast du ja klassisch dieses Kanban-Board, wo man Kacheln hinunter schieben kann.

00:14:11: da geben wir vielleicht nochmal kurz gleich drauf ein wie das konzeptionell funktioniert.

00:14:15: aber das war dann schon mal meiner Meinung nach ein deutlicher Schritt und bei all diesen Tools ist es ja so RedMind zum Beispiel auch dass Mark ja einen total ausreichenden Funktionsumfang haben.

00:14:26: Wenn nicht alle Menschen der Firma und da gucke ich dich auch so ein bisschen vorwurzvoll an, sich auf das Tool kommitten.

00:14:31: Und das benutzen in dem Umfang wie es das anbietet dann bringt's halt des besten Tools nicht wenn einer das pflegt und die anderen aber alle nicht.

00:14:38: Die machen es doch wieder über E-Mail oder sonst irgendwas.

00:14:41: also wichtig bei solchen Tools ist dann immer... Wenn man das schon einführt wirklich drauf zu kommenten und sagen alle benutzen das weil erst dann hats den richtigen Mehrwert.

00:14:48: Können

00:14:49: wir gleich vielleicht beim ClickUp noch was zu sagen?

00:14:51: Du guckst mir ja zu recht vorwurfsvoll an, weil ich das nicht immer so konsequent benutze.

00:14:55: Also zumindest um Längen nicht so wie du das nutzt.

00:14:58: und da habe ich natürlich auch mal eine Gründe für und das kann man gleich glaube ich gleich nochmal sagen.

00:15:02: Du hast jetzt diese, nehmt die SwimLanes weiß ich gar nicht jedenfalls diese Kanban-Bordoptik bei Trello schon angesprochen.

00:15:08: Und das war genau das was uns damals auch überzeugt hat.

00:15:11: neben dass wir da auch Kunden ganz gut drauf lassen konnten ist halt der Riesenvorteil.

00:15:16: Wir haben da so Kartenkärtchen mit Tasks und die können wir dann verschieben von wartet auf in Bearbeitung, ist fertig und das war natürlich super übersichtlich.

00:15:27: Super praktisch und fühlte sie irgendwie auch modern an.

00:15:31: Genau da geben wir zu den ganzen Einzelheiten was so ein Projekt mit einem Tool eigentlich ausmacht gleich nochmal im Detail und deswegen überfliegen wir jetzt noch kurz Und beim Überfliegen müssen wir dann auch Atlistien wahrscheinlich nochmal mit Jira erwähnen.

00:15:41: Da kommt man ja, glaube ich so als platzierisch gar nicht drum herum.

00:15:44: das haben wir selber glaube ich nur mal so testweise eingesetzt.

00:15:47: Man da nicht so überzeugt.

00:15:48: aber das kommt natürlich bei Kunden einem ständig unter wenn man in größeren Projekten drin hängt.

00:15:53: Kommt man da glaube ich gar nicht dran vorbei?

00:15:55: Ja wir haben das ja bei ganz vielen Kunden schon eingesetzt.

00:15:57: Ich habe es damals bei Weiland genutzt bei Siemens und überall ist eigentlich ja überall wo Konzern drauf steht ist eigentlich Jira der Standard meistens dann gepaart ja mit Confluence als Dokumentationssystem.

00:16:08: Und Gira funktioniert an sich sehr gut, könnte man grundsätzlich auch empfehlen.

00:16:13: der riesen Nachteil ist natürlich die Komplexität.

00:16:15: also es ist ein Riesenbeast was alles können will und wahrscheinlich sogar auch alles kann das aber zu konfigurieren da kann man ein eigenes Diplom für machen und das ist glaube ich für viele Anwender einfach eine Nummer zu komplex.

00:16:29: Und ich habe auch das Gefühl, selbst für die Konzerne, die es einsetzen ist eigentlich ein Nummer zu groß weil in dem Moment wo man so viele Konfigurationen hat wollen die Leute ganz viel konfigurieren und konfiguren auch ganz viel.

00:16:41: Das führt dann ständig dazu dass man irgendwelche rechte Themen hat oder auf Sachen nicht zugreifen kann aber nicht mehr zugreifend können und dass einfach die ganze UI auch tierisch überladen ist und man neue leute wirklich anlernen muss wie das eigene G-Rides funktioniert.

00:16:54: also das heißt jetzt nicht wenn ich in Firma A mit gira gearbeitet hab dass ich weiß wie es bei Firma B läuft.

00:17:00: Und dazu kommen ja alleine schon so Sachen, das eine Zeiterfassung in Jira gar nicht so richtig implementiert ist sondern dann über Plug-Ins dazugepackt wird und der eine macht so oder andere macht so.

00:17:09: Ja, das finde ich bei Jira schon immer schwierig neben den Kosten natürlich die für uns glaube ich so das Hauptausschlusskriterium waren.

00:17:17: Aber man kann jetzt sagen Ich kann jetzt mit der ganzen Komplexität leben von Jira und mit dem ganzen Macken Die das ganze hat.

00:17:24: aber der riesen Vorteil wäre natürlich wenn ich's in meiner Firma einsetze bin ich da direkt schon fit und wenn ich das beim Kunden benutze, ja dann muss ich mich nicht umgewöhnen.

00:17:33: Das wäre natürlich ein riesen Vorteil!

00:17:35: Und für uns waren aber die Kosten am Ende der Ausschlaggebende Punkt warum wir es nicht eingesetzt haben.

00:17:40: und tatsächlich war das damals auch bei Trello schon so weil wir damals immer nur den freien Plan glaube ich benutzt haben und da... Ich weiß gar nicht was damals eingeschränkt war.

00:17:49: oder konnte man glaube ich nur ein paar Boards machen oder ein paar Projekte und konnte auch keinen Git connecten, konnte nur eine bestimmte Anzahl von Plugins installieren.

00:17:56: Und das war dann ebenfalls klar, entweder wirft man eine Münze ein oder man muss das Tool wechseln.

00:18:01: und da war Trello für uns dann bisschen zu wenig.

00:18:04: Für bis zu viel Geld.

00:18:06: Und Jira, bisschen zuviel für bisschen zu viel Gelb!

00:18:11: Und du kannst es gerne noch ergänzen.

00:18:12: aber dann sind wir ja zu unserer heutigen Lösung gekommen.

00:18:16: Genau, wir sind da... Dann bei ClickUp gelandet letzten Endes, damals war das auch noch ein bisschen mehr startabiger als es ja heute ist.

00:18:23: Und ein bisschen kaputter?

00:18:24: Ein

00:18:24: bisschen kaputer, deutlich kaputter genau.

00:18:26: und die spannende Frage ist aber warum sind wir bei click up gelandete?

00:18:29: letzten endes weil es uns an Anforderungen am besten entsprochen hat.

00:18:32: und dann ist natürlich die frage was sind denn unsere Anforderung?

00:18:37: ich habe das für mich grob in fünf kategorien aufgeteilt nämlich einmal Aufgaben verwalten also Projekte verwalten.

00:18:46: Dann als separaten Punkt, weil es bei JIRA explizit so kompliziert ist.

00:18:49: Das Time Tracking von den Zeiten Übersicht und Reportings habe ich mal zusammengefasst.

00:18:55: Third-Party Integrations haben wir noch.

00:18:58: Und außerdem... ...und das ist eigentlich auch ein Riesenpunkt der ein bisschen auf das Einzahl was du gerade gesagt hast Die Kunden da letzten Endes anbinden.

00:19:06: Das sind Themen die wir gleich alle nochmal streifen wenn es um meine my best practices geht wie wir mit dem Tool idealerweise umgehen.

00:19:13: Deswegen skizzier ich es jetzt vielleicht nur ganz kurz, was so aus meiner Sicht die Anforderungen sind und du kannst sie vielleicht noch ergänzen.

00:19:19: Also bei den Aufgaben – und das ist glaube ich bei allen Projektmanagement-Tools ähnlich – eine Beschreibung machen, Assignies, Subtasks erstellen, Anhänger an die Tasts machen, Kommentare machen, Abhängigkeiten herstellen… Das sind so, glaube ich, die Basics und da eben immer relevant... Das Ganze ist global unter einer zentralen Stelle,

00:19:39: d.h.,

00:19:39: ich kann alle möglichen Leute die mit der Aufgabe irgendwie zu tun haben, auch an dieselbe Aufgabe dran lassen.

00:19:45: Und wenn sich an der Aufgabe was verändert, dann sehen das alle, die damit zu tun

00:19:48: habe.".

00:19:49: Genau und da hast du jetzt ganz viele Punkte schon mit angesprochen.

00:19:52: Kunde läuten ein Logo hoch.

00:19:53: Das heißt ja gleichzeitig schon wir haben so Gastaccounts bei ClickUp.

00:19:56: Dazu muss man sagen Wir haben den Businessplan aktuell.

00:19:58: Da kostet glaube ich zwölf Euro im Monat.

00:20:01: Es gibt noch einen Limitplan Der kostet an sieben Euro und theoretisch gibt es das Ganze auch frei.

00:20:06: Ich glaube aber dass das kaum jemand wirklich ihn ganz frei benutzt.

00:20:09: Na ja, jedenfalls können wir in dem Businessplan, den wir aktuell haben auch beliebig viele Kunden als Gäste auf die Spaces lassen und das ist halt super praktisch weil genau wie du es gesagt hast.

00:20:18: Die können eben Material hochladen, können Aufgaben einstellen, können dir Aufgaben ansehen, die wir drin haben.

00:20:24: Und das ist natürlich eine Riesenvorteil.

00:20:26: und du hast diese Kommentarfunktion Das ist ja fast Managed Funktionen, die ClickUp da hat schon angesprochen Und da ist natürlich auch super praktisch, eben mit dem Kunden drüber zu kommunizieren.

00:20:35: Statt eine E-Mail zu schreiben schreibt man eben in diesen Chat rein verlinkt denjenigen der kriegt dann im Zweifel sogar eine e-mail wenn er sich das konfiguriert hat oder eine Pushnachricht auf seinem Handy mit den Sachen die man da geschrieben hat.

00:20:45: Aber man hat es zentral in einem Verlauf und ich habe es jetzt eben noch im Vorhinein zu diesem Gespräch, hatte ein Meeting.

00:20:49: Hat den Kunde gefragt wie weit eine bestimmte Aufgabe ist?

00:20:52: Dann kann ich in den Task reingucken und sehe da hat Henrik zuletzt einen Kommentar reingeschrieben und ich kann ihm genau eine Info geben und das wäre normalerweise an mir vorbei gegangen wenn's irgendwie per E-Mail oder über ein anderes Tool gegangen wäre.

00:21:03: Das ist natürlich essenziell heute dass man so immer diesen Livestand auch diese Transparenz hat.

00:21:07: Genau und der Goldstand ist wirklich Kunden kommen damit drauf, können selbstständig auch Aufgaben anlegen direkt formulieren was sie haben.

00:21:14: Man spart sich komplett diesen Weg über E-Mail sondern alles ist da drin aufbereitet alle können Nachfragen stellen und haben wirklich diese eine Source of Truth für Alles was mit dem Projekt Management zu tun hat.

00:21:25: Was ich übrigens auch ganz praktisch finde in diesem Kommentaren Ist diese Funktion dass man da auch so emojis oder Reaktionen sind es ja an die Nachricht dran klatschen kann.

00:21:34: Weil ich sonst oft das Problem habe, dann schreibt man so eine Nachricht da rein und irgendwie hat man doch in diesen Public Management Tools immer noch so das Gefühl vielleicht kriegt er sie mal nicht mit... ...oder man kriegt halt so viele E-Mails dass das vielleicht irgendwie gelöscht wurde?

00:21:44: Dann kann man eben einen Daumen dran setzen und sagen Ich hab's gelesen weil viele Nachrichten sind ja so, dass man nicht unbedingt dann groß was drauf reagiert sondern einfach nur bestätigt yo alles klar zum Beispiel wenn die Aufgabe fertig ist Und deswegen diese Reactions liebe ich schon sehr bei ClickUp Das eben ein Daumen drauf, eben eine Reaktion drauf und auch für die Kunden ganz praktisch.

00:22:02: Genau, dann natürlich ein ganz großer Punkt so wie wir abrechnen ist eben diese Zeiterfassung.

00:22:07: das bedeutet wenn immer irgendjemand auf der Aufgabe arbeitet und das war uns wirklich wichtig gibt es dann wirklich so einen Start-Button da drücke ich drauf dann fängt so ein Timer an zu laufen Dann mache ich meine Aufgabe Und wenn ich dann fertig bin drücke wieder auf Stopp und habe dann genau die zeit abgerechnet Die ich da wirklich brauche und zwar bei ClickUp insbesondere im System integriert.

00:22:26: Ich kann also in allen möglichen Stellen darauf zurückgreifen auf diese Informationen und Auswertungen fahren.

00:22:31: Und auch der Kunde sieht's die ganze Zeit, das ist uns also ganz wichtig.

00:22:35: Der sieht ganz genau zu jeder Zeit wo jetzt gerade wie viel Zeit drauf verfasst wird.

00:22:39: Ich hab da letzte Woche drüber gesprochen oder vor zwei dass uns das eben auch wichtig ist damit der kunde proaktiv einschreiten kann wenn er sieht oh irgendwas läuft hier ein bisschen aus dem Ruder die Zeiten passen nicht ganz oder sonst irgendwas.

00:22:51: Also da sind wir wirklich so transparent wie es eben geht.

00:22:55: Genau Da musst du mir noch mal sagen Tracks zu, die Zeit wirklich live mit.

00:22:58: Also drückst du wirklich wenn eine Aufgabe anfängt auf Start und wenn du fertig bist auf Stop?

00:23:02: Ja ist die Antwort!

00:23:03: Und ich habe mir sogar ein eigenes Tool gebaut um ClickUp nochmal für mich zu individualisieren und

00:23:09: jetzt ganze Werbung machen kann.

00:23:11: Irgendwann zeige ich das mal... Das ist also letztendlich so ein Aggregator aus Merch-Requests aus GitLab und eben ClickUp Tools und da bekomme ich die ganzen Merch Request sie mir zugewiesen wurden.

00:23:21: zum Code Review zb Und über die Verlinkung sprechen wir gleich noch darüber, weiß ich automatisch welche Clickup-Task dazugehört.

00:23:27: Habt ihr im selben Block verlinkt und habt sogar so einen Startbutton, dass sich bei dem Merch-Request auf Play drücken kann und sage ich Review den jetzt?

00:23:35: Dann fängt ein Timer an zu laufen.

00:23:36: Ich kann den reviewen und am Ende drücke ich wieder auf Stopp.

00:23:39: Aber ich hab wirklich nur genau die ... Auf diese Kunde die Zeit erfasst, die ich so brauche.

00:23:43: Da sei mal kurz eingeschoben Kai Wilders schon seit Ewigkeit ein Produkt draus machen.

00:23:47: Sei das Open Source oder verkauft Und das sieht wirklich super aus.

00:23:51: Funktioniert doch richtig gut und hilft Kai eben massiv in seiner täglichen Arbeit, aber bisher habe ich mich irgendwie mal quergestellt.

00:23:57: Ja, das

00:23:57: ist ja auch schon sehr auf mich individualisiert, aber je mehr KollegInnen das nutzen, desto verbreiteter wird es!

00:24:03: Also wenn das jemand nutzen will, dann schreibt uns gerne einen Kommentar.

00:24:07: Genau...Kai, aber ich hab dich das gefragt mit der Zeiterfassung weil ich das eben genau nicht so mache?

00:24:12: Ich finde dass in der Theorie super praktisch auf Play zu drücken, wenn ich eine Aufgabe anfange oder auf Stopp zu drückt, wenn die Aufgaben fertig sind.

00:24:18: Jetzt habe ich aber das Problem, dass auf mich so den ganzen Tag und es geht bestimmt viel so tausend Aufgaben einprasseln.

00:24:24: Und dann hab' ich gerade mit irgendeiner Aufgabe angefangen, dann kommt irgendeine wichtige Mail rein oder jemand ruft an oder die Kinder schreien, denkt dir was aus... ...und ich krieg das nicht hintereinander jedes Mal auf Play- und Pause zu drücken!

00:24:35: Also das würde irgendwie einen riesen coolen Model geben und ganz viele so zehn Sekunden Einträge wobei das ja nicht schlimm wäre.

00:24:42: Das fast klickabt dann ja ganz gut zusammen.

00:24:44: Deswegen mache ich das eigentlich in den allermeisten Fällen so.

00:24:47: Ich habe ein ganz gutes Gefühl dafür, wie lange ich an der Aufgabe dran sitze und dann tarre ich es im Nachhinein ein.

00:24:52: Und das ist in ClickUp schon auch sehr praktisch, dass man da wirklich im Nach hinein die Zeiten auch pflegen kann... ...und die Idee bei uns – und ich halte alle Mitarbeiterinnen dazu anders wirklich live mitzutracken!

00:25:02: Aber es gibt eben auch die Möglichkeit, das im Nachhinein anzutragen.

00:25:05: Und jetzt habe ich gestern zum Beispiel bis zwei Nachts ansumme Release von der Website gesessen.

00:25:08: ist bei uns jetzt noch nicht standard bis so spät in den Nacht zu arbeiten aber und dann weiß ich genauer.

00:25:12: Ich hab mich da nachdem ich die Kits ins Bett gelegt habe, habe ich mich darum acht Uhr angesetzt ob das bis zwei gemachten und dann tage ich die Zeit hinterher ein.

00:25:19: Das für mich ganz praktisches Feature und ich nutze es ein bisschen anders aber die Möglichkeiten gibt Klickerbeben da auf die Zeiten entsprechend so zu pflegen.

00:25:26: Also genau die Zeiterfassung ist bei uns ja das, wo wir letzten Endes Geld mit verdienen.

00:25:30: Das heißt wenn wir eine Zeit nicht erfasst haben bekommen sie nicht bezahlt und dementsprechend ist es vor allem wichtig für die Mitarbeitenden dass die möglichst niederschwellig dazu angehalten werden die Zeiten zu erfassen.

00:25:40: und bei den meisten ist es eben so die nehmen sich ne Aufgabe und wissen dann okay ich werde jetzt nicht gestört bis ich in drei Stunden mit dieser Aufgabe fertig bin und da ist es dann halt komfortabel.

00:25:49: Bei uns beiden ist halt Sonderfälle wie du sagst dann holst mir der Kunde an Aber im Großteil funktioniert das schon ziemlich gut.

00:25:56: Die meisten unserer Mitarbeitenden werden ja auch im Rahmen oder im Kontext des Projekts gestört, will heißen dann rufend ein Kunde an der eben genau dazu einen Thema hat und da lässt man die Zeit natürlich weiterlaufen.

00:26:07: wenn man es dann ganz genau nehmen würde wird man die zeit vielleicht auf den eigenen Task trecken.

00:26:11: aber da sind wir natürlich auch nicht pälbslicher als der Papst

00:26:14: Genau!

00:26:14: Das geht dann so ein bisschen in das dritte Thema Übersicht und Reporting ein insbesondere wie ich gesagt habe du Stell es nachher die Zeiten, die wir erfasst haben den Kunden im Rechnung.

00:26:23: Und da ist natürlich so ein Reporting Gold wert dass du direkt aus der App heraus sagen kannst hey mach mir mal eine Liste mit Positionen die wir gemacht haben und welche Zeiten oder kannst du das so eins zu eins mehr oder weniger direkt in die Rechnungen übernehmen?

00:26:36: Der Kunde sieht auch genau auf seiner Rechnungs für welche Position jetzt welche Zeit drauf gegangen ist.

00:26:42: Ja Kai eins zur einzelnen rechnung übernehmen Schön wär's.

00:26:46: Also Klicker bietet das an, vielleicht um vorne anzufangen?

00:26:48: Es gibt ganz viele verschiedene Möglichkeiten sich jetzt die Zeiten aufzulisten.

00:26:52: Man kann in diesen einzelnen Listen, kann man sich zum Beispiel so eine tabularische Ansicht machen, die ich manchmal ganz praktisch finde.

00:26:57: da hat man dann unten auch so Summenfunktionen oder man kann ja auch suchen und filtern und dann kann man sie unten anzeigen was denn wie viel Zeit dabei draufgegangen ist.

00:27:05: wenn man jetzt der speziellere Ansicht braucht, man kann die geschätzten Zeiten, man können auch Schätzungen hinterlegen oder auf den Task, die kann man sie auch zusammen rechnen lassen das man sagen kann.

00:27:14: Man legt sich die Aufgaben schon mal an schätzt ihr alle durch zieht sich die Summe sagt dem Kunden ich habe geschätzt hier wir brauchen drei Komma fünf sechs Tage am Ende dafür vielleicht wenn unsere Schätzungen aufgeht.

00:27:24: und worüber ich aber viel arbeite sind eben diese Dashboards.

00:27:27: Und wie kann man sich auch super flexibel zusammen fummeln?

00:27:30: da kann man Auswertung machen pro Mitarbeiter Pro Projekt Pro Liste.

00:27:36: also Das kann man Sie wirklich zusammenbauen.

00:27:37: Wie man das möchte kann es auch immer so zweifach verschachteln.

00:27:40: Und was ich mal ganz spannend finde, ist eben ProSpace und Liste das zu machen.

00:27:45: Dann hat man den allgemeinen Kunden und im Kunden das Projekt.

00:27:49: So ist es bei uns eigentlich mal aufgeteilt.

00:27:51: Und dann kann man sich für dieses Projekt in Export ziehen... ...und dann kriegt man die Tasknamen, die Zeiten dazu.

00:27:58: Ich hol mir das als CSV-Export dann und kann das wie du gesagt hast direkt in die Rechnung übernehmen.

00:28:04: Der kleine Haken ist halt.. Die Leute bei uns sind nicht so wahnsinnig konsequent darin!

00:28:08: die TAS auch so zu nennen, dass man es auch abrechnen kann.

00:28:11: Da stehen dann oft sowas drin wie SQL Error irgendwas.

00:28:15: oder wir haben auch so TAS, die dann ein E-Mail Titel sind weil ihr glaube ich aus e-Mails direkt auch TAS macht und dann steht da sowas wie können sie das bitte fixen?

00:28:23: Aber es steht nicht drinnen was ist?

00:28:25: dann ist Und da muss ich schon nochmal eben den TAS reingucken und gucken was es dann war und das noch mal ändern.

00:28:30: aber insgesamt geht's schon wirklich sehr schnell und komfortabel mit der Abrechnung.

00:28:34: Genau und das gleiche gilt eben auch für Kunden dass die eine Übersicht sich generieren können, was gerade wie wo passiert.

00:28:40: Plus wir haben es ja auch das wir bei so manchen Kunden einfach ein festes Monatsbudget haben, dass wir sagen hey wir haben weiß ich nicht dreißig Stunden Kontingente im Monat und dann hilft so einen Dashboard natürlich auch über das ganze Projekt zu sehen wer hat denn diesen Monat da was dran gemacht?

00:28:54: Und dann zu sagen okay für diesem Monat sind wir voll!

00:28:57: Genau und der Kunde kann wirklich jederzeit die getrackte Zeit auf den Ticket sehen ... kann die einzelnen Zeitanträge sich angucken, wenn er das möchte.

00:29:05: Meine Erfahrung ist in dem Moment wo man den Kunden die Möglichkeit gibt... tun sie es nicht mehr?

00:29:08: In dem Moment, wo man dem Kunden die Möglichkeiten nicht gibt, fragen Sie ständig nach wie viel Zeit da drauf ist und da entsteht natürlich so ein gewisses Vertrauen alleine aus der Möglichkeit dass das funktioniert.

00:29:18: Und genau wie du sagst, der Kunde kann eigentlich immer nachvollziehen, wo ist jetzt meine Zeit drauf gegangen, wir schreiben's auf die Rechnungen sowieso schon drauf aber da hat er im Prinzip noch mal viel präziser Und was für mich über diesen Exporten noch ganz spannend ist, nochmal eben angehängt.

00:29:31: Ist das ich bei vielen Kunden so den Modus habe?

00:29:33: Dass man sich am Ende des Monats die geleisteten Arbeiten einmal gegenzeichnen lassen muss von einem Projektleiter oder dem Teamleiter und dann kann man sich auch nach Personen das Ganze gruppieren lassen und kann sich die Zeiten von den Personen also das dann Task und Person oder Person und Task je nachdem wie ums man dreht und da kann man sie ja aus einer Excel-Export machen können als PDF speichern Und dann kann man sich das unterschreiben lassen, dass es für mich immer super praktisch war so groß am Projekt.

00:29:58: Genau diese Transparenz die du gerade auch angesprochen hast vom Kunden ist schon glaube ich auch ein gutes Verkaufsgespräch wenn wir in Gesprächen mit neuen Kunden sind weil natürlich ist dann sowas immer Thema und viele Kunden erzählen sondern auch dass sie irgendwie der Vergangenheit Schwierigkeiten hat er mit anderen Dienstleister, wo das eben nicht so transparent ist.

00:30:16: Und wenn wir den dann erzählen ja, guck mal hier du bist auf dem Board drauf, wo die Zeiten erfasst werden?

00:30:21: Das ist nachher eins zu eins das was du in der Rechnung siehst.

00:30:23: Du kannst im minütlicher Echtzeit sehen was da abgeht wie du es gesagt hast selbst wenn die Kunden es nicht selber nutzen.

00:30:30: alleine zu wissen dass sie es könnten ist glaube ich schon auch ein sehr gutes Verkaufsargument.

00:30:35: Ja klar Ja, Kai.

00:30:37: Jetzt hat gerade meine Kamera hier die Grätsche gemacht und funktioniert nicht mehr mit zehn Minuten Unterbrechung.

00:30:42: Ich habe jetzt angefangen die Kamera zu kühlen hier mit so diesen blauen Kühlpacks, die glaube ich jeder kennt Und das lege ich jetzt auch noch mal oben drauf.

00:30:51: Aber es war perfektes Timing weil ich wollte eigentlich grad zum nächsten Thema übergehen dass uns wichtig ist nämlich die Third-Party Integration, das gerade ganz kurz angeschnitten.

00:31:01: Emails zu ClickUp.

00:31:02: dann haben wir noch sowas wie Sentry zu Clickup oder auch GitLab und ClickUp.

00:31:06: also Sentry relativ einfach.

00:31:08: in Sentry kann man ClickUp verknüpfen und dann kann man aus einem Sentry Issue heraus direkt ein ClickUp Task erstellen.

00:31:14: da ist dann gleich die Vorschau von der Exception drin und Link zum Sentry-Issue und hat es dann einfach sehr organisch zusammen kombiniert.

00:31:23: Emils zu Click up ist glaube ich auch Ich weiß gar nicht, ob das selbstverständlich ist.

00:31:26: Aber man kann für jede Liste eine individuelle E-Mail Adresse anlegen und dann dort Emails hinschicken und die werden als neue ClickUp Task erstellt.

00:31:36: Und dass benutze ich zum Beispiel ganz intensiv um so ein bisschen diese Brücke zu schließen.

00:31:40: von Kunden, die mir immer noch Supportemails schreiben sagen hier mach das mal bitte!

00:31:43: Dann leite ich die direkt an die Adresse weiter.

00:31:46: da ist auch der Verlauf drin.

00:31:48: Nicht so schön formatiert gebe ich schon zu, aber zumindest inhaltlich alles da.

00:31:51: Ja dann musst du mir noch mal sagen wie merkst du dir die E-Mail Adressen?

00:31:54: Weil es sind ja so ziemlich kryptisch E-mail Adress für jede Liste eine eigene.

00:31:58: Wie merkst Du dir an welche du das schicken muss?

00:32:00: Boah ich weiß es gar nicht.

00:32:01: also ich benutze das für so drei vier Sachen und die habe ich irgendwann einmal verknüpft Habe ich dir vielleicht sogar einen Kontakt dafür angelegt.

00:32:08: Auf jeden Fall, wenn ich dann jetzt zum Beispiel Kunde A in meinem Betreff oder in meinen Ziel eingebe.

00:32:14: Dann kann ich da schon auch die Richtige auswählen.

00:32:16: also das ist relativ easy und ich habe tatsächlich auch eine für mein private Klickerliste.

00:32:20: d.h.,

00:32:21: wenn ich unterwegs meiner Freizeit irgendwelche Themen hab, die ich mich kümmern muss, dann schreibe ich mir selber an diese E-Mail Adresse kurz eine E-mail von meiner Privaten aus und hab dann wenn ich wieder ein Rechner bin dass schön als Clickup Task priorisiert.

00:32:34: Das klappt ganz wunderbar.

00:32:35: Ich bin jetzt noch nicht soweit, dass ich sage okay wir benutzen dann die klick ab kommentare auch das ihr als email wieder zurückgeschickt werden.

00:32:43: Das geht tendenziell auch, dass man im prinzip aus klickab heraus wie der emails versendet.

00:32:48: Als ich es zuletzt probiert habe was jetzt ehrlicherweise schon eine weile her ist hat das nicht ganz so sauber funktioniert.

00:32:54: da sind dann die historien nicht so richtig.

00:32:56: also da gehe ich dann schon den weg wenn bei der task irgendwas ist und die Aufgabe initial per email reinkam, dass ich dann auch von Hand per email antworte.

00:33:05: Sieht doch für den Kunden ein bisschen ungewohnt aus wenn der ClickUp jetzt nicht regelmäßig nutzt das er dann e-mail vom ClickUp bekommt.

00:33:11: Von daher bin ich da immer noch Fan davon dann einfach eine ganz normale E-Mail zu schreiben und im Zweifel die Inhalte so'n bisschen bei ClickUp nochmal singenmäßig hinterlegen.

00:33:20: Und eben was ich gesagt habe, ClickUp und GitLab ist auch eine Integration.

00:33:24: Das bedeutet im ClickUp kann ich direkt einen Branch-Namen erstellen für eine Task die so ein bisschen den Titel mit einbezieht aber auch die ClickUp ID.

00:33:33: und wenn man das dann in GitLab auch wiederum verknüpft und einen Branch Namen mit einer ClickUpID hat, dann gibt es da so ne Zusammenhänge.

00:33:39: Dann wird im Merch Request automatisch die Clickup-Task verlegen zum Beispiel Und umgekehrt.

00:33:43: in den ClickUp wird dann angezeigt, dass es zu dieser Task einen Branch gibt und auch wie der Status ist.

00:33:48: Ob das gemärscht ist oder sonst irgendwas?

00:33:50: Man kann das ja zum Teil auch händisch machen.

00:33:52: Man kann beliebige Custom Fields einfügen.

00:33:54: Ich habe das jetzt bei einem Projekt

00:33:55: z.B.,

00:33:56: da will der Kunde unbedingt so ein Board in Microsoft Teams... ich wusste gar nicht, was das geht!

00:34:00: Aber da kann man auch so Boards pflegen.

00:34:02: Die haben dann jeweils auch ihre IDs in Teams diese Tasse.

00:34:05: Und die Boards tassen aber natürlich sperrig, können keinen Time Tracking und haben noch andere Problemchen.

00:34:11: Dann nehme ich mir einfach diese Teams ID, pack die in ClickUp auf ein Custom Field was ich eben dann Teams Task oder so genannt habe.

00:34:18: Und dann kann ich da auch immer zwischen diesen Taschen und her springen.

00:34:21: das ist ganz praktisch das dann direkt bei der Hand zu haben.

00:34:23: man kann die Sachen auch verpflichtend machen dass man sagt Ich kann jetzt keinen Tast anlegen ohne dass ein bestimmtes Feld ausgefüllt ist.

00:34:29: genau und neben den ganzen third party Sachen die du angesprochen hast kann man auch ganz viel automatisieren tun wir glaube ich auch nicht soviel doch schon.

00:34:36: aber da könnte man wirklich Ich ja auch so Pipelines einrichten, ich sag mal zum Beispiel wenn man einen Task auf abgeschlossen setzt das der Kunde direkt tatsächlich eine E-Mail kriegt oder bestimmte Sachen ausgelöst werden.

00:34:45: Man könnte wahrscheinlich sogar machen dass automatische Rechnung geschrieben wird und solche Geschichten... ...ich mache es nicht weil ich immer denke so ein bisschen Kontrolle dazwischen, ein bisschen händischer Prozess ist manchmal auch nicht schlecht.

00:34:55: aber du hast gerade suggeriert du nutzt es?

00:34:58: Genau so bisschen, da wollte ich eigentlich gleich darauf kommen wie man die Sichtbarkeit von Taskzahnt hat.

00:35:03: Da geht es bei mir ganz viel um so due dates.

00:35:06: also wie heißt das denn auf Deutsch?

00:35:08: Zeiten zu denen das fertig sein soll.

00:35:11: und da haben wir zum Beispiel so Automatismen dass wenn eine neue task erstellt wird, dass ich automatisch assigned werde.

00:35:17: Das deutsche Wort ist deadline genau.

00:35:21: Also wenn der neue Task reinkommt egal aus welcher Quelle dann werde ich automatische assigned und das due date auf heute geschoben.

00:35:27: Dann popzen mich auf jeden Fall bei mir heute auf und ich kann mich dann damit beschäftigen und sagen, okay es muss jetzt nicht heute fertig sein sondern nächste Woche oder so.

00:35:35: Aber da gehe ich gleich noch mal im Detail ein und dafür nutzen wir das schon relativ intensiv auch dass man zum Beispiel sagt Wir haben einen Taskstatus der heißt waiting Und wenn ich den da drauf setze dann wird automatischen due date gesetzt auf in einer Woche Damit das dann so wieder vorlagemäßig auf jeden fall wieder aufpoppt und nicht einfach irgendwo verschwindet.

00:35:54: Genau, das finde ich ja immer noch faszinierend.

00:35:56: Aber du sagst, kommen wir gleich drauf wie du Klick-up nutzt und vor allem dass du Klickerb ausschließlich benutzt?

00:36:01: Genau.

00:36:01: Weißt

00:36:02: nicht ob dir noch einen Punkt vorher hattest sonst können wir das auch gerne mit aufnehmen.

00:36:05: Also da wollte ich jetzt ein bisschen reingehen mal wirklich hier Hands on'n und meine Weisheiten teilen wie ich glaube ich recht erfolgreich klick abnutze.

00:36:13: also zumindest ist es mir noch nicht vorgekommen dass sich irgendwelche Aufgaben vergessen hätte.

00:36:18: Und die KollegInnen, denen ich das zeige, sind auch ganz begeistert worden.

00:36:21: Weil bei denen ist schon mal vorkommt, dass irgendeine Aufgabe nominell an sie adressiert ist aber dann irgendwie im Etat verschwunden

00:36:27: ist.

00:36:28: Dazu muss man ja vorweg noch schicken, dass Kai ClickUp Power User is'.

00:36:32: Ich weiß gar nicht wie sich das offiziell nennt ... Aber jedenfalls hast du so einen kleinen Batch der sagt, du bist irgendwie der Top X-Prozent der User und das glaub' ich bei Kai tatsächlich auch weil er's ja wirklich superintensiv nutzt.

00:36:43: jetzt muss ich die ganze Geschichte aber noch ein bisschen entzaubern, weil ich hab diesen Batch auch Ich nutze es wirklich weit weniger intensiv als du.

00:36:51: Ja, ich hab mich auf wirklich fünf Minuten total special gefühlt und mit einer gewissen Autorität jetzt auch heute darüber zu referieren.

00:36:58: aber wenn auch du das bekommst der ja noch Apple Notes verwendet dann können die Ansprüche nicht so hoch sein.

00:37:04: Aber ich habe jeden Tag Klick aber auch vielleicht ist dass die Zeit die da getrackt wird und das was danach gehalten wird Genau.

00:37:10: also ich habe so groß vier Bausteine herausgearbeitet bei diesem Konzept wie wir deinen Klick abwirklich verwenden und das ist Projekte planen, Aufgaben formulieren.

00:37:21: Aufgaben bearbeiten und als Letzten die Aufgaben organisieren und damit meine ich so Sichtbarkeit herstellen.

00:37:29: Das ist jetzt schon sehr ClickUp spezifisch alles aber wie gesagt die Konzepte sind glaube ich bei allen ungefähr ähnlich.

00:37:35: Das muss man dann vielleicht übertragen wenn es hier bei ClickUp zum Beispiel um das Konzept der Spaces geht.

00:37:41: Sind das in anderen Tools vielleicht Ordner oder sonst irgendwas?

00:37:45: Also wir haben üblicherweise, du hast es gerade schon gesagt ein Space für einen Kunden und darin gibt es unterschiedliche Listen.

00:37:51: Die dann für einzelne Projekte sind also bei uns in das üblicherweise unterschiedliche Webseiten.

00:37:55: dadurch ist das schon mal so im groben strukturiert und jede einzelne Liste wiederum kann aus verschiedenen Ansichten bestehen.

00:38:02: da gibt es zum Beispiel eine Liste als wirkliche Liste wo alle Aufgaben drin gelistet sind, das kann man sich aber auch so als Kanban-Bord anzeigen.

00:38:10: Man kann da Dashboards machen.

00:38:12: also da gibt es zig verschiedene Möglichkeiten innerhalb von so einer Liste wie ClickUp das eben nennt.

00:38:17: bei uns heißt dann eben Projekt.

00:38:19: Benutzt du diese Listenansicht tatsächlich?

00:38:21: Ich finde die ganz grausam

00:38:23: hin und wieder.

00:38:23: ich benutze ich die wenn ich so Massenverschiebungen machen muss also viele Taske gleichzeitig irgendwie manipulieren Date setzen oder sonst irgendwas.

00:38:32: Dann ist diese Listen Ansicht mal ganz nützlich, aber ansonsten bin ich auch eigentlich nur auf diesen Boards unterwegs.

00:38:37: Was wir dann üblicherweise haben in diesen Lanes sind verschiedene Stati-Statusse um ein bisschen abzubilden, in welchem Arbeitsschritt gerade so eine Aufgabe ist und das wechselt so ein bisschen.

00:38:50: Aber ich sag mal bei größeren Projekten haben wir fängt es an mit dem... Wir nennen das manchmal neu oder Backlog-Status.

00:38:57: Das bedeutet alle Aufgaben egal aus welcher Quelle kommen da erstmal rein Und können von da aus weiter organisiert werden, weil nicht immer sind Aufgaben die reinkommen auch jetzt direkt zwingend.

00:39:08: Es kann doch sein dass der Kunde erstmal nur eine Idee hat und sagt Boah in einem halben Jahr wäre es cool dies-und jenes zu haben dann kommt das erst mal da rein, dass es nicht weg ist.

00:39:17: Dann setzen wir ein entsprechendes Due Date.

00:39:19: Das ist immer ganz wichtig und sage okay selbst wenn's jetzt nicht relevant ist dann mache ichs in einem Monat nochmal auf Vorlage oder sowas.

00:39:26: Dann ist es aber auf jeden Fall schonmal da.

00:39:29: In diesem Status wird auch alles reinkanalysiert.

00:39:31: Das bedeutet, wenn E-Mails da reingehen oder der Kunde eigene Aufgaben hat erscheinen die erst mal dar.

00:39:36: und üblicherweise weil wir diese Clickupaufgaben... Da sprechen wir gleich noch mal den Zitriper wirklich Source of Truth machen wollen wir die auch wirklich gescheit aufbereiten.

00:39:45: also du hast gerade das mit dem Titel negativ angesprochen aber dass es uns eigentlich schon wichtig ist, dass die Aufgabe kompakt formuliert ist genau sagt was passieren soll nicht zum Beispiel E-Mail, ewig langer Verlauf da dran hängt.

00:39:57: oder der Kunde kann vielleicht auch nicht immer so hundert Prozent präzise formulieren was er gerne hätte mit technischen Erwägungen.

00:40:03: Deswegen wird das erst mal alles gesammelt mit einer Automatisierung.

00:40:07: Da ist es wieder dass ich konkret wenn ich Projekt Manager bin da automatisch assigned werde und ein Due Data auf heute gesetzt wird.

00:40:14: dann plopzen mich direkt in meinem To Do für heute auf und ich weiß zumindest es ist da Es geht nicht weg aufbereiten, einen Plan umformulieren weiterdelegieren oder sonst irgendwas.

00:40:27: Und das ist ja eigentlich das A und O worum es bei diesen Aufgaben geht dass wenn man schon so ein mächtiges Tool hat was das alles breitet das dann trotzdem nichts untergeht?

00:40:36: Wenn jetzt einfach nur der Kunde da eine neue Aufgabe anlegt Dann gucke ich vielleicht nicht jeden Tag händisch da rein um zu schauen was neu abgeht.

00:40:44: Deswegen sind diese Automatisierung Schritte in meinen Augen ganz wichtig.

00:40:47: zu sagen Jeder Task hat eigentlich immer ne Zuständigkeit Und immer auch einen Zeitpunkt, zu dem es fertig sein muss oder zumindest ungefähr man sich noch mal damit beschäftigen muss.

00:40:58: Damit das eben nicht so weit kommt dass irgendwas untergeht und verloren geht.

00:41:01: Das muss man wirklich sagen.

00:41:02: bei Kai geht wirklich nichts unter, auch Sachen die mich nerven und die ich gerne vor mir her schiebe.

00:41:07: Vielleicht erwähnt hier zum Beispiel unser Oben-Sauce-Fan irgendetwas wenn wir mal hier im Podcast gesagt haben.

00:41:12: Das ist so ein Thema.

00:41:12: da haben wir jetzt glaube ich schon drei viermal in das Due-Date weiter nach hinten verschoben und es geht gar nicht darum dass wir es irgendwie nicht machen wollen auf eine lange Bank schieben.

00:41:19: Aber wir hatten einfach andere Themen, die jetzt im Moment so ein bisschen präsenter waren, ein bisschen wichtiger waren.

00:41:23: Höher in der Priorität waren und Kai hat aber einen Task bei sich dafür und das Due Date hast du ja oft auch schon mal ein, zwei Monate einfach da hinten verschoben.

00:41:31: Einfach erst einmal weit weg haben wir im Moment keine Zeit für ist auch total in Ordnung.

00:41:35: Aber nach der Zeit kriegst du es eben wieder auf deinen Board und ich kriege eine E-Mail als Zusammenfassung immer mit meinen due dates anstehen.

00:41:43: Das ist dann glaube ich sogar täglich oder mindestens erwöchentlich, dass kann man sich auch konfigurieren.

00:41:47: Und dann kommt Kai wieder zu mir und sagt, was ist denn eigentlich mit Coding Camp?

00:41:50: oder was ist das mit unserem Open Source Funding?

00:41:53: So gehen die Sachen halt nicht verloren.

00:41:54: Man kann sie aber soweit wegschieben, dass man sie erst mal nicht so richtig im Blick fällt hat.

00:41:57: Was ja oft auch ganz praktisch ist wenn man einfach den Kopf gar nicht frei hat für bestimmte Themen.

00:42:01: Genau!

00:42:02: Der zweite Status dem wir haben ist der klassische To-Do-Status.

00:42:05: Das sind also Aufgaben, die jetzt unmittelbar gemacht werden können Aber noch nicht gemacht wurden.

00:42:11: Da haben wir eben die Policy.

00:42:13: Üblicherweise bei Projekten gibt es einen Projektleiter und mehrere Projektmitarbeitende, dass man sagt okay wenn du gerade nichts zu tun hast suchst du dir die oberste Aufgabe in diesem To-do.

00:42:24: Und sie können dann proaktiv abgearbeitet werden.

00:42:26: Die haben auch nicht zwangsläufig ein Due Date oder direkt eine Signy weil die eher so im freien verfügbaren Pool sind.

00:42:34: Und die Mitarbeitenden können sich an der Proaktif was raussuchen aus dieser To-Do Liste und sagen Okay, die möchte ich jetzt gerne machen!

00:42:41: Das mache ich gleich beim Aufgaben bearbeiten, noch mehr detailliert.

00:42:44: Wandert das also weiter in den In-Progress-Status?

00:42:48: Der ist glaube ich relativ naheliegend, der wird gerade was dran gemacht.

00:42:51: Dann gibt es ein Review-Statos.

00:42:53: bedeutet bis konzeptionell fertig muss jetzt aber nochmal meistens mit dem Code-View von mir gemacht werden.

00:42:59: In seltenen Fällen gibt's noch so'n Waiting-Status dass es also jetzt einen Task gibt die jetzt grade nicht abgearbeitet werden kann weil irgendwelche externen Abhängigkeiten gibt oder sonst irgendwas.

00:43:10: Auch da immer wichtig mit dem Due Date zu arbeiten, dass das da in diesem Status nicht versauert?

00:43:14: Da muss man dazu sagen wir haben wirklich sehr individuell auch diese Lanes eingerichtet.

00:43:19: bei den ganz einfachen Kunden haben wir Backlog in Progress und dann und dann gibt es natürlich Kunden.

00:43:24: da haben wir bestimmt zehn verschiedene Lanes weil dann vielleicht noch unterschiedliche Stellen da irgendwie involviert sind ja oder der Kunde anders informiert sein muss unterschiedliche Abrechnungsmethoden manchmal ist das eher pauschal, manchmal ist es dann zeitmäßig.

00:43:39: Dann kommt das in die entsprechende Lane.

00:43:41: also man kann auch verschiedene Lanes als dann markieren und da weiß ich, ah diese sind fertig aber haben trotzdem noch einen unterschiedlichen Zustand.

00:43:49: und dann zum Beispiel für die Buchhaltung die Abrechnung ein bisschen einfacher zu machen Und so ist das eigentlich pro Liste schon ein Jahrmaß individuell auch.

00:43:56: Genau So ein Deploying-Status haben wir dann immer noch, dass wir sagen okay das ist zwar nominell fertig.

00:44:00: Aber das haben wir jetzt noch nicht live gepusht.

00:44:02: oder selbst wenn es schon live gepuschzt ist, haben wir's trotzdem noch da als ok, dann muss ich jetzt zumindest mal nochmal eine E-Mail an den Kunden machen und sagen hey es ist fertig oder sowas.

00:44:12: also quasi so ein letzter Schritt vor der Finalisierung und dann natürlich completed in Sinne von jetzt ist wirklich hundert Prozent fertig und die Task darf dann auch nicht mehr angefasst werden.

00:44:21: Also da gibt es keine Kommentare mehr, da gibt's keine Anpassungen mehr.

00:44:25: archiviert, wenn man so möchte.

00:44:26: Wobei Archivieren nochmal ein separater Schritt ist.

00:44:29: Das sind die Statue, die wir haben und was wir dann auch gerne machen...

00:44:33: Ich glaube ja, Status ist tatsächlich die Mehrzahl, Statues irgendwie in der Richtung.

00:44:38: Ich weiß nicht, was die Urväter der deutschen Sprache sich da überlegt hat.

00:44:42: Genau!

00:44:42: Und weiss nicht, ob das eine Sondergrück ist?

00:44:43: Aber was wir gerne machen ist Aufgaben ein bisschen aufteilen in Features und Aufgaben.

00:44:50: Das bedeutet, Feature ist so eine übergeordnete Anforderung vom Kunden.

00:44:54: Dass er sagt hey ich hätte gerne das und dass auch gerne ein bisschen abstrakt.

00:44:58: also Ich weiß nicht, ich hätte gern ne neue Login für meine Webseite Ist dann das Feature Und das wiederum kann man in Unteraufgaben sortieren und sagen okay UI erstellen weil sich nicht Honeypot anlegen E-Mail benachrichtigungen das sind alles unterschiedliche separate Aufgaben und die sind aber in dieser Feature Task subsumiert, dass man einfach einen Überblick hat zu sagen was noch Abhängigkeiten untereinander.

00:45:22: Ja die finde ich tatsächlich ein Klick haben nicht so richtig schön gelöst.

00:45:24: Ich weiß nicht ob es voran das besser ist aber diese Subtas sie nerven mich eigentlich eher einerseits in der Abrechnung Aber auch in der Übersicht weil man immer nicht ganz genau weiß wo ist die Zeit jetzt drauf getrackt.

00:45:33: Man kann sich die Ansicht auch so anpassen dass sie mit angezeigt werden oder eben nicht.

00:45:37: Dann haben wir hier so ein kleines Eiken wo man dann dran sieht Das ist jetzt ein sub-Tast bisschen ätzend.

00:45:43: Ich arbeite lieber immer nur mit Haupttast, auch wenn es ein Sub-Task ist und mache dann lieber im Titel noch eben einen Notiz rein.

00:45:49: also zum Beispiel sag ich dann du hast jetzt gerade gesagt irgendwie was hast du gesagt log in Bereich oder sowas?

00:45:53: Dann würde ich loginbereich doppelt Punkt Honeypot schreiben und da habe ich quasi alles als Hauptaufgaben.

00:45:59: aber technisch gesehen ist natürlich richtig das mit Sub-tast zu machen.

00:46:02: Ich fand's aber bisher immer so ein bisschen äzend.

00:46:04: Über die Auswertung kann ich jetzt natürlich nicht sprechen, aber zumindest in der Darstellung kann man da ClickUp schon sehr gut verbiegen.

00:46:10: Und was wir dann zum Beispiel sagen?

00:46:11: Ich habe das gerade gesagt, man kann so eine Liste mehrere Taps haben und dann hab' ich einen Tab wo ich in so ein Kanban Board nur die Aufgaben vom Typ Aufgabe anzeige.

00:46:21: Das sind dann die Features.

00:46:22: Da werden dann hast du grade auch gesagt, die Zeiten summiert, die in den Zap-Tags zum Beispiel angefallen sind.

00:46:28: Das heißt, dann hat er dann mal so ne Übersicht oder mache ich nen zweiten Tab... wo dann wirklich nur die Subtasks aufgelistet sind, man kann sich das auch so machen mit so Subtask als separate Tasks anzeigen und dann habe ich das wirklich auch visuell schön getrennt zu sagen okay dass ist das.

00:46:43: Und für mich wenn man es sauber macht klappt das ziemlich gut.

00:46:47: Aber da sieht man schon dran das ist natürlich super gut konfigurierbar und super individuell wie das jeder benutzt.

00:46:53: eine macht ne Bordansicht der andere macht einen Listen Ansicht lässt sich die Subtas direkt anzeigen.

00:46:58: Ich lasse mir mal gerne die getrackten Zeiten zum Beispiel direkt auf den Task anzeigend.

00:47:02: und ja, das ist vielleicht auch so zusammenfassend so das Wichtigste.

00:47:05: Jetzt haben wir von der Komplexität von Jira erzählt.

00:47:07: jetzt denkt man, ClickUp ist genauso komplex.

00:47:10: ich glaube, ClickUps weniger komplex Und selbst wenn es so komplex wäre schafft's aber die UI irgendwie besser aufzuräumen und intuitiver zu sein dabei.

00:47:19: Das ist der große Vorteil von ClickUp.

00:47:20: da kann man schon sehr viel mitmachen Aber das ist unter sehr vielen Auch UI-Konfigurationen versteckt, also man kann da auch die ganzen Felder ausblenden, die man nicht braucht.

00:47:29: Man kann Elemente ausblende, die wir nicht brauchen und sich dann wirklich eine Anzeige so bauen... einfach ist für die Leute, die sie nutzen müssen.

00:47:37: Also die Mitarbeitenden und die Kunden.

00:47:40: Und wenn man dann verschiedene Features braucht, kann man sich die recht flexibel dazu schalten.

00:47:46: Dieses ganze Time Tracking zum Beispiel ist hinter so einer Art Feature-Fleck versteckt.

00:47:50: Wenn ich die für eine Liste gar nicht erst aktiviere, dann ist das UI auch ausgeschlangt.

00:47:54: Dann sind Elemente weg

00:47:55: usw.,

00:47:55: Das kann man schon ganz gut zusammenlegen.

00:47:58: Sind wir denn insgesamt begeistert von ClickUp?

00:48:01: Das hört sich jetzt erstmal an vielleicht ... hol ich da ganz kurz in der Historie aus, wir haben angefangen mit ClickUp und waren schon ganz zufrieden weil es günstig war.

00:48:10: Und weil das erstmal so alles mitbrachte was wir brauchten.

00:48:14: aber es war super langsam an manchen Stellen.

00:48:17: also zum Beispiel die Dashboards haben ewig geladen und es hatte auch viele Bugs am Anfang und dann kam jeden Fall ein ClickUp Version Ich weiß es nicht mehr und dann wurde es wirklich also mit sieben Meilen stiefeln besser.

00:48:29: während ich heute sagen muss eigentlich sich kaum noch Bugs und die Performance ist wirklich auch gut geworden, da muss man sagen haben wir schon einiges getan.

00:48:38: Ich bin da auch sehr zufrieden.

00:48:40: also ich gucke mir immer mal wieder die Release Notes an und das ist natürlich in räuzigen Zeiten alles mit hier AI Feature dar oder AI Features da was wir so gar nicht benutzen.

00:48:49: aber es ist jetzt auch nicht dass ich irgendwie denke boah hier ist noch ein Feature was mir unbedingt fehlt.

00:48:53: deswegen bin ich auch rund umzufrieden.

00:48:57: Die Aufgabe liegt jetzt eher bei uns in der Firma, das auch wirklich so vollumfänglich zu nutzen wie ClickUp das anbietet.

00:49:02: Weil dann kommt es die richtige Mehrwert rein.

00:49:04: Was sagst du denn zu der App?

00:49:06: Es gibt ja eine Handy-App für einen ClickUp, die ich früher mal angefangen habe zu benutzen weil ich das eben ganz praktisch fand nicht immer in meine Apple Notizen einzugehen sollen die Notizen von allen Geräten fliegen zu können.

00:49:19: und dann hab' ich mit dieser ClickUp App angefangen, die am Anfang aber total grausig war und erster nicht alle Features hatte, aber auch nicht besonders gut funktioniert hat.

00:49:27: Und deswegen bin ich glaube immer noch so ein bisschen auf meinen Apple-Notizen.

00:49:30: Wenn das damals besser gewesen wäre, wäre das glaube ich anders.

00:49:33: Während die App aber heute, Kai... Ich weiß nicht ob du es in letzter Zeit mal benutzt hast, wirklich ganz gut geworden ist!

00:49:38: Und ich würde jetzt nicht sagen dass sie überragend ist, aber sie ist wirklich sehr gut benutzbar und ich gehe wirklich ab und zu hin und wenn ich eine E-Mail kriege, wo jemand bei Clicker was gemacht hat, klicke ich eben drauf, hab's auf dem Handy und kann man glaube ich inzwischen sogar auch empfehlen.

00:49:51: Und wie gesagt, ich glaube wenn es von Anfang an so gewesen wäre würde ich vielleicht keine Appelisten mehr fliehen.

00:49:57: Ich benutze eigentlich ausschließlich die Webseite auf dem Desktop einfach weil das auch gut zu meinem Pulli passt.

00:50:03: Wenn ich da auf den Link klicke dann öffnet sich halt die Web-Seite mit dem entsprechenden Task direkt und sowas

00:50:08: nicht mal in die Desktop App?

00:50:09: Nein,

00:50:09: nein.

00:50:10: Ach guck an!

00:50:11: Weil ich auch unterschiedliche Spaces habe indem ich rumtouren sowas also für mich funktioniert's mit der Webseiter einfach besser zu meinem Workflow.

00:50:18: Weil du deinen Tabs aufmachen kannst oder...

00:50:20: Genau, dann habe ich fünf verschiedene Tabs auf.

00:50:22: Für jedes Projekt habe ich einen unterschiedlichen Tab und so was.

00:50:24: Dann hab' ich die Parallel auf.

00:50:26: Genau!

00:50:26: Interessant... Ich benutze tatsächlich die Desktop-App von Mac im Wesentlichen.

00:50:31: Das ist glaube ich nur so ein Rapper, ne?

00:50:33: Und das ist auch so ein Elektron oder sowas.

00:50:35: Die vermuten ja.

00:50:36: Genau und die funktioniert.

00:50:37: aber soweit gut und ich habe irgendwie lieber so eine App dafür als dass das im Browser-Tab aufmache.

00:50:43: Aber da ist natürlich Geschmackssache.

00:50:44: also es look in vieles wirklich exakt das gleiche.

00:50:47: Genau, wir sind jetzt schon mit einem Schritt nach dieser Interlude eigentlich da drin wie man gescheite Aufgaben formuliert.

00:50:52: Wir haben das gerade schon gesagt Features und Aufgaben unterscheiden einfach.

00:50:57: Features sind das was den Kunden interessiert nämlich wann ist meine Log in Maske fertig?

00:51:01: Aufgaben sind dass was die Mitarbeitenden interessiert, nämlich wie in welcher Reihenfolge vielleicht auch muss ich die Aufgaben abarbeiten.

00:51:07: Und das Wichtige daran ist man kann eben die Abhängigkeiten und den Fortschritt anzeigen

00:51:12: Und hilft auch bei der Schätzung, das in kleine Tast runterzubrechen?

00:51:14: Hilft auch beim Aufgaben verteilen auf mehrere Leute.

00:51:17: Genau!

00:51:19: Also idealerweise läuft es so dass der Kunde wie sagt hier dir gerne ein Lockenmaske dann mache ich eine neue Task auf als Feature oder als Epic und schreibe da rein Kunde möchte Login-Maske hängen, vielleicht idealerweise ein Screenshot an von Konzepten die er hat.

00:51:32: Beschreibe dann relativ detailliert was er eigentlich gerne hätte und das ist das Entscheidende nicht nur was er gerne hätte sondern auch warum er das gerne hätte.

00:51:40: Das finde ich ganz wichtig wenn du so lässt sich nachher nachvollziehen ob das was man da gebaut hat überhaupt das löst was der Kunde eigentlich gerne möchte oder vielleicht anders herum.

00:51:51: Wir haben da auch in vorherigen Folgen gesprochen, der Kunde weiß auch nicht immer was er gerne hätte.

00:51:55: Und wenn er sagt warum er etwas gerne hätte können wir als technisch affine Leute vielleicht besser beurteilen ob es eine andere Möglichkeit gäbe das gleiche Ergebnis zu erzielen.

00:52:05: also wenn einfach jemand sagt ich hätte den Button gerne rot dann hilft uns das meistens nicht weiter weil dann stellen so fragen wie ja bricht das die Grafikontinuität oder sonst irgendwas.

00:52:15: Und wenn er aber sagt, hier ich möchte den Button gerne rot weil ich einen auffälligen Button haben möchte der so Call to Action-mäßig irgendwas macht dann können wir da viel besser darauf eingehen und individuelle Lösungen dafür schneiden.

00:52:29: Wenn ich das für die Hauptaufgabe ausführlich formuliert habe Dann kann ich anfangen daraus Subtas zu erstellen wo ich wirklich für die Mitarbeitenden spezifisch sage ich hier Lock in Formular einrichten achte auf Accessibility oder sonst irgendwas und Lock-in, Tabelle anlegen.

00:52:45: Hier ist ein Schema dafür oder sonst was?

00:52:47: Also das eine ist wirklich abstrakt eher für den Kunden und die Subtas sind konkret auch schon technisch tief rein für die Mitarbeitenden.

00:52:58: Nachher diese Aufgaben werden dann eben in die To Do Spalte reingepackt und da achten wir schon aus so'n bisschen darauf absteigend zu sortieren nach der Priorität, also die, die jetzt am relevantesten sind kommen nach ganz oben.

00:53:10: Es gibt da ja sogar auch noch so ein Prioritätsfleck das man sagen kann hier.

00:53:14: Die Aufgabe ist keine besondere Priorität außer halt die normale Reihenfolgen, der sie sind.

00:53:20: Hi benutzen wir so... Das ist ein kleines gelbes Fähnchen, das bedeutet Ja!

00:53:23: Ist jetzt schon dringend, sobald du da Gelegenheit zu hast macht das mal bitte.

00:53:27: aber wenn du jetzt gerade an der Aufgabe dran bist dann kannst du dich schon erst noch ruhig zu Ende machen.

00:53:31: und Urgent mit so einem kleinen roten Fleckchen heißt er wirklich Das ist jetzt super kritisch, ein Security-Hotfix oder sowas.

00:53:38: Alles andere stehen und liegen lassen.

00:53:40: Das muss sofort gemacht werden.

00:53:42: Wichtig ist immer Estimates auf Tasks machen, insbesondere am Anfang bei der Planung und dann das Time Tracking haben wir schon gesagt.

00:53:49: Bei den Estimats auch ganz schön wenn der Kunde sagt wie viel kostet denn so eine Loginmaske wohl?

00:53:54: Dann können wir die Subtask ausarbeiten Zumindest mal so grob für jedes Subtask festlegen, was die wohl für ein Estimate hat.

00:54:02: Weiß ich nicht das Formular dauert jetzt vielleicht vier Stunden und die Daten banken zwei Stunden Und auf der Haupttaske wird es dann alles zusammengerechnet genauso auch mit der Zeit Erfassung von den Subtasken.

00:54:12: Das heißt da können wir sagen hey guck mal das sind die Aufgabenschritte, das sind unsere Estimates und man kann das immer nachher schön gegenüberstellen.

00:54:21: Was mir dann noch persönlich ganz wichtig ist wenn es zu irgendwelchen Sachen zur Aufgabe Rückfragen gibt inhaltlicher Natur, dass man das dann wirklich auch auf den Task selber macht.

00:54:34: Man kann mit diesem Add irgendwelche Leute direkt ansprechen.

00:54:38: Du hast es vorhin erwähnt da gibt's sogar eine E-Mail Benachrichtigung und was am allerwichtigsten ist ein Kommentar Threat wenn man so möchte als Thema also ich habe das schon gesehen der hat dann jemand fünf Fragen und schreibt in einem Kommentar die fünf Fragen runter Und der Nächste, wer darauf antwortet hat dann total Schwierigkeiten sich auf welche Frage er jetzt gerade beantworten möchte zu beziehen.

00:55:01: Dann gibt das innerhalb des Gesprächs so ein Kuttelmutter weil da eigentlich fünf Gespräche parallel laufen.

00:55:06: Das sogar innerhalb von einem Task.

00:55:08: Also es kann alles task bezogen sein und

00:55:10: trotzdem

00:55:10: macht Sinn das als einzelne Kommentar zu machen.

00:55:12: Weil man ja auch diese Antwortfunktion hat und dann wirklich wie du schon gesagt hast einen eigener Thread dafür.

00:55:18: Da gehe

00:55:19: ich dann noch wirklich hin und editiere teilweise Nachrichten von anderen um die zu restrukturieren, damit es ordentlich und besser nachvollziehbar ist.

00:55:27: Wir nutzen den Chat im Wesentlichen wirklich auf Task-Ebene.

00:55:30: Ich hab jetzt mit einem Kunden angefangen, weil die WebEx als internes Chattool nutzen ... Und ich wollte nicht neben Teams, Slack oder WhatsApp und E-Mail was anderes aufmachen.

00:55:42: Dann habe ich denen angeboten, ihr kriegst Klickup-Account oben eure Tast nachzuverfolgen.

00:55:46: Das sind dann tatsächlich auch mehrere Mitarbeiter von dem Kunden.

00:55:50: Und da wollte ich mal anfangen, jetzt wirklich auf Space-Ebene diesen allgemeinen Chat auszuprobieren.

00:55:55: Den es ja auch gibt und der so ein bisschen Slackersatz sein will.

00:55:58: Da kann man wirklich Dateien auch hochladen.

00:56:00: Ich glaube, man kann sie sogar anrufen darüber.

00:56:03: Kann auch Videocalls machen, Screenshare usw.

00:56:06: Und da werde ich irgendwann mal berichten wie das gelaufen ist weil das natürlich an sich eine super Idee ist dass man ... und das sagt ClickUp von sicher Sie wollen wirklich alle Tools in sich vereinen.

00:56:16: Also sie wollen eine Dokumentation wie konflikte sein, man kann so Dokumente und sowas anlegen.

00:56:20: Sie wollen ein Slack sein also einen Chat, eine Kommunikationsplattform... ...und natürlich das Projektmanagement oder wahrscheinlich noch ganz viel dazu.

00:56:27: aber die wollen das alles in einem Verein.

00:56:29: und diesen allgemeinen Chat den probiere ich jetzt mal aus.

00:56:32: wir haben das mal gemacht als er noch in Kinderschuhen steckte.

00:56:35: da war es natürlich noch ein bisschen alphamäßig.

00:56:37: Ich glaube da hat sich inzwischen einiges getan Und ich habe hier schon die ersten ... Pings hier auf dem Handy bekommen und da habe ich auch gesehen, als ein neuer Nachricht reingekommen.

00:56:45: Mal gucken also bin ganz gespannt ob das gut funktioniert?

00:56:48: Genau!

00:56:49: Wenn es dann um die Aufgaben bearbeiten gehen... Da gibt's auch noch so'n paar Sachen, auch wenn wir das meist jetzt schon erwähnt haben.

00:56:54: Das ist dann eben aus der Sicht der Mitarbeitenden.

00:56:57: Die schnappen sich eben aus dieser Liste.

00:56:58: eine Aufgabe, die jetzt nichts ansteht.

00:57:00: Habe ich gerade schon gesagt wichtig ist immer SINY setzen.

00:57:04: Also ich arbeite da jetzt selber dran.

00:57:06: Zeiten erfassen, Start Stop.

00:57:08: und möglicherweise auch den Status ändern.

00:57:10: Also wenn ich mir eine Aufgabe rausgesucht habe, dann packe ich sie halt auf.

00:57:13: im Progress dem Branch erstellen hab' ich gerade schon gesagt damit wir diese GitLab-Verknüpfung haben.

00:57:19: was ich aber in dem Zusammenhang auch ganz gerne mache Wenn das jetzt zum Beispiel um irgendein Back geht so der Kunde reportet irgendeinen komisches Verhalten dass sich in der Task dann auch in den Kommentare irgendwelche Zwischenfeindings von mir festhalte

00:57:31: Ja und du machst es als Kommentar Ich mach's doch oft, wir gehen in die Taskbeschreibungen einfach mit rein ... mache ich einen neuen Absatz rein und sage, kümmer das.

00:57:38: Und das sind jetzt wie feine Dings.

00:57:39: oder so weit bin ich schon gekommen... ... ist immer ein bisschen geschmackst auch wo man es dann reinpackt?

00:57:43: Genau!

00:57:44: Deswegen ist dieses Aufgaben bearbeitet, dann glaube ich relativ straight forward.

00:57:47: Es läuft halt diese einzelnen Status durch.

00:57:50: Das ist immer relevant und immer zeigen wer da jetzt gerade für die Aufgabe verantwortlich unmöglicherweise auf die Due-Dates achten.

00:57:58: Und dass bringt uns eigentlich zum spannenden Punkt nämlich tatsächlich die Übersicht über die Aufgaben zu behalten, die man so hat.

00:58:04: In meiner Meinung nach gibt es zwei Aspekte.

00:58:08: Das eine ist, ich sage mal für unsere Mitarbeiter, das ist ein bisschen übersichtlicher weil wir machen ihr ClickUp auf und haben dann entweder in ihrer Übersicht für heute die Aufgabe drin, die sie gestern angefangen haben.

00:58:19: Da sind Sie als Assignee drauf und idealerweise haben Sie sich selber einen Due Date gegeben damit es nämlich wirklich schon auf der ClickUp Front Page heißt so mine to do oder sowas aufgelistet wird.

00:58:31: da sieht man dann auch Task sie vielleicht schon ein bisschen länger da warten, also die dann overdue sind.

00:58:36: Wichtig ist eben dass man damit diesem due date datum arbeitet weil wenn man das nämlich nicht setzt dann taucht das in dieser mein tag oder wie das heißt bliste die benutze ich gar nicht taucht es irgendwo unten unter weiß ich nicht nicht zeitlich erfasst auf oder so und dann ist man eigentlich schon verloren und das bedeutet aber ein konsequenz auch Und das ist jetzt mein letzter Satz dazu, dass ich wirklich diese Übersicht täglich im Blick halte und die Aufgaben, die ich jetzt wirklich nicht heute mache auch dann zumindest mal zeitlich verschiebe.

00:59:06: Dass sich sage okay für heute ist es wieder aufgeplöppt Felix mit dem Open Source Funding Nerven.

00:59:13: Felix sagt ja frag mich in drei Wochen nochmal, daß ich dann wirklich auch hingehe und das dann verschieb so dass ich immer einen gut strukturierten sauber aufgeräumtenen Tag habe.

00:59:24: Welche Aufgaben muss ich heute machen, welche sind vielleicht schon länger

00:59:27: da?

00:59:28: Das motiviert mich jetzt richtig das nochmal anzugehen und vielleicht meine Listen doch noch zu ersetzen.

00:59:34: Weil ich das ja wie gesagt bisher nicht so konsequent mache weil es einfach für mich so praktisch ist einfach eben in eine Liste reinzutippen im Meeting und so.

00:59:41: aber es hat schon auch richtig Vorteile das in ClickUp zum Beispiel zu pflegen Und ich gelobe jetzt dass mal aus der Präbenbehen nochmal und nochmal konsequenter zu machen.

00:59:50: Also ich hab das schon natürlich auch so, dass wenn ich jetzt gerade im Kundengespräch bin oder irgendwas anderes im Meeting passiert zwischen Tür und Angel.

00:59:58: Dass sich dann nicht das immer eins zu eins direkt in den Clickup abbildet.

01:00:01: da habe ich schon irgendwo mein Sublime Text offen wo ich mir ganz komische Notizen nebenbei mache.

01:00:07: aber wenn das Meeting vorbei ist dann mach' ich mich schon die Mühe das in Clickups übertragen und richtige Task daraus auszuarbeiten mit due dates usw.

01:00:14: ... dieses Grabbook, was du da hast.

01:00:17: Das habe ich schon auch... aber wirklich nur als Tempo ihre Lösung während ich jetzt gerade nicht die Zeit hab das ausführlich zu machen und deswegen finde es auch wichtig jetzt für mich aus der Projektsicht auch zum Beispiel Task im Blick zu haben, die wir dem Kunden gegeben haben bei so etwas wie jetzt der Lock-in Maske um darauf zurückzukehren.

01:00:36: Hey lieber Kunde mach uns mal noch ein schönes Logo für das Lock in Formular!

01:00:40: Das ist dann vielleicht eine Aufgabe die ... nominell der Kunde tun muss, aber ich kann mich da trotzdem zusätzlich als Assigny draufsetzen und ein Due Date auf Ende nächster Woche machen.

01:00:50: Damit ich dann nochmal sagen kann ey ist es vielleicht untergegangen wie hier der Stand einfach um zu zeigen dass mir das auch nicht untergegangene ist als Projektmanager dass der kunde da was machen muss?

01:01:01: Das finde ich eine ganz coole Sache weil ich schick oft so E-Mails raus und sage hier diesen das braucht man noch die Information brauchen wir noch Und dann ist der Prozess halt irgendwie unterbrochen und geht erst weiter, wenn der Kunde antwortet.

01:01:11: Genau!

01:01:12: Und da eine Taste zu erstellen wo man nicht nur sich selbst darauf verlinkt sondern vielleicht soort den Kunden insofern er einen ClickUp direkt drin ist finde ich eigentlich ne gute Idee.

01:01:19: Genau das ist eben ganz wichtig die ganze Zeit zu zeigen.

01:01:22: Schau mal Ich bin der Projektmanager und ich habe auch die Tools um das ganze Projekt im Blick zu halten.

01:01:27: dazu zählen eben auch Aufgaben die ich an dem Kunden out gesourzt hab.

01:01:32: Ja dat war ne lange Veranstaltung Felix.

01:01:35: Ich hoffe da war das ein oder andere Interessante dabei.

01:01:38: Ich hoffe, ich hab dich jetzt noch mal dazu animiert auch nochmal vermehrt auf klick abzusetzen weil wie oft du mir dann irgendwelche emails weiterleitest die ich dann auch wiederum nur in klickab einsetze.

01:01:49: Ja aber ich find ein task machen ist schon auch.

01:01:51: also wenn ich ein task mache dann mach ich den auch vernünftig.

01:01:53: also dann fülle ich auch alle relevanten Felder aus.

01:01:55: da bringe ich das so ein halbwegs nettes Format.

01:01:58: dann formuliere ich den titel nochmal oben Und das ist natürlich schon ein bisschen auch Aufwand.

01:02:03: Und dann ist es manchmal einfacher, irgendwie eine E-Mail einfach rauszuhauen an dich und dann wählt sich der Arbeit auf dich ab.

01:02:09: Von daher wird wahrscheinlich erst mal nicht aufführen aber ein bisschen mehr Nutzen nehme ich mir schon vor.

01:02:13: Also dir als Chef lass' ich das durchgehen?

01:02:15: Aber wenn Mitarbeiter mit mir so was machen, das kommt ja auch schon mal vor, dann sage ich immer hey!

01:02:20: Ich weiß, es ist in ne Sekunde mehr Aufwand, aber mach das doch mal gerade meistens... rentiert sich dieses kleine bisschen mehr Aufwand, dass man Abfront hat mal kurz über die Task nachzudenken.

01:02:31: Die Gescheit aufzubereiten und die ganzen Assets zusammenzusuchen.

01:02:34: Die Informationen sind ja nicht auf Magischart und Walse da nur weil ich mir nicht die Mühe mache die zusammensuchen.

01:02:39: Und dann ist es nur das der Mitarbeiter sich bei mir beschwert und sagt hey wo ist denn Das Logo wenn ich nicht von Anfang an beim Ausarbeiten der Aufgabe dran gedacht habe das logo irgendwie heranzuschaffen?

01:02:50: Ja Kai jetzt hat meine Kamera hier schon zweimal den Hitze tot gestorben, deswegen haben wir zwei Zangspausen gemacht.

01:02:55: Das war aber ganz gut, konnten uns hier ein bisschen Schweiß abtupfen.

01:02:58: Aber ich würde sagen ... Wir belassen es erst mal dabei und gehen jetzt ins Freibad oder?

01:03:04: Yes!

01:03:05: Dach!

01:03:05: Also gut, wer hat das?

01:03:05: Ich muss hier Merch-Requests machen.

01:03:07: Die Leute bleiben ja nicht still nur weil ich hier Aufnahmen mache.

01:03:10: Ja okay ist mir nur ein Scherz hier aber noch viel zu tun.

01:03:14: Er hat mich gefreut Felix.

01:03:15: wie immer man hat vielleicht gemerkt dass es ein Thema wird er sich lange und gerne philosophiere.

01:03:20: Ich hoffe, ihr Menschen da draußen konntet die eine oder andere spannende Sache mitnehmen.

01:03:24: Auch wenn es jetzt vielleicht nicht klickab bei euch ist?

01:03:26: Ja ich weiß nicht ob du noch spannende Schlussworte hast.

01:03:30: Richtig spannend glaube ich nicht mehr.

01:03:31: also ich freue mich nächste Woche auf die etwas kühleren Temperaturen und wünsche mir heute ein gutes Spiel von Deutschland auch wenn's um nicht mal so wahnsinnig viel geht.

01:03:41: aber dann im weiteren Verlauf der WM drücke sehr Nationalmannschaften natürlich meine Daumen!

01:03:46: Ich auch natürlich.

01:03:47: selbstverständlich

01:03:48: Kai tut auch nicht so.

01:03:50: Okay,

01:03:51: dann hören wir uns,

01:03:52: ne?

01:03:52: Tschüssi!

01:03:53: Kai, mach's gut, ciao, ciao...